اهمیت و جایگاه گزارش در سازمان را به اختصار شرح دهید . |
سازمان عبارت است از «روابط مُنظّم و منطقی میان افرادی كه دارای وظایف گوناگون و هدف یكسان هستند». در تعریفی دیگر، «رشته‌ای از روابط منظم و عقلانی میان افرادی است كه هر یك وظایف پیچیده و گوناگونی را انجام می‌دهند و فراوانی آنها به‌گونه‌ای است كه نمی‌توانند برای رسیدن به هدف‌های مشترك، همیشه باهم در تماس
مستقیم و نزدیك باشند». سازمان‌های اداری بر اساس هدفی كه دنبال می‌كنند و وظایفی كه باید به شایستگی انجام دهند، كوششها و فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی و سازماندهی می‌کنند. همیشه این گونه است كه حاصل فعالیت آنها در قاب و قالب گزارشها، اسناد و مدارکی گردآوری می‌شود كه مجموعه‌ی این اوراق و اسناد، پرونده و سابقه‌ی موضوع مربوطه را تشكیل می‌دهد (مکاتبات اداری).
«گزارشها و اسنادی» كه همواره در داخل سازمان به وجود می‌آیند، نشان‌دهنده‌ی چگونگی اقدامات و عملیات هر مورد و موضوع مشخص میباشند و برای همین، «اسنادی ارزشمند» هستند. اسناد و مکاتباتی که تهیه و تدوین آنهـا، «زمان و هزینـه‌های مادّی و كوشش‌های انسانی» فراوانی را در پی داشته است. تولید، تنظیم و نگهداری از این اسناد و مکاتبات و بازیابی سریع آنها در هنگام نیاز، برای هر سازمان و مجموعهای، بسیار ارزشمند و مهم است. برای پیشرفت و بهینهسازی امور سازمان و برنامه‌ریزی دقیق فعالیت‌ها، باید با علاقه‌مندی و بر مبنای اصول نوین علمی، این گزارشها و اسناد را کامپیوتری نمود.
«حتّی یك كاغذ كوچك هم می‌تواند هزینه‌های سازمان را افزایش دهد».
گزارش؛ «اطلاعرساني سازمانیافته یا ارائهي نظر مشورتی در موضوع يا امری است که بر مبنای آن اطلاع و نظر، تصميمي آگاهانه براي افراد امكانپذير و فراهم گردد».